西昌学院档案管理各级相关人员工作职责

     按照《高等学校档案管理办法》《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》以及《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发<2014>15号）的要求，学校建立在校长领导下，以档案机构为核心，各部门、院系、课题组、项目组等专兼职档案人员为基础的高校档案工作体系。校内各级、各单位和相关人员的职责具体如下：

一、校长

    学校档案工作由校长领导。其主要职责如下：

1．贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

2．将档案工作纳入学校整体发展规划，列入工作考核检查的内容；

3．建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

4．研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

二、分管校领导 

分管档案工作校领导协助校长负责档案工作，其主要职责是：

1．组织制订实施学校档案工作中长期发展规划；

2．组织协调学校档案机构和全校各部门的档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展；

3．听取档案部门工作汇报，研究并协调解决档案工作中的重大问题，为学校档案工作的发展创造良好条件；

4．监督检查学校档案工作，组织开展学校档案工作评估。

 三、档案馆

学校档案馆既是保存和提供利用学校档案的专门机构，又是具有一定行政管理职能的业务管理部门,对全校档案工作进行组织、协调和管理。其主要职责是：

1．贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划高校档案工作；

2．拟订高校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

3．组织协调各部门档案工作，对档案分室进行业务指导、监督和检查；

4．负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管高校的各类档案资料；

5．编制检索工具，编研、出版档案和校史资料，开发档案信息资源；

6．组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

7．开展档案的开放和利用工作，保障档案安全；

8．开展高校档案工作人员的业务培训；

9．利用档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥其文化教育功能；

10．开展国内外档案管理、校史工作学术研究和交流活动。

四、档案馆馆长

1．学习、宣传并贯彻实施《中华人民共和国档案法》《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发<2014>15号）《高等学校档案管理办法》《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》等党和国家有关档案工作的法令和法规。

2．在分管校长领导下，主持档案馆的全面工作，组织制定学校档案工作发展规划、工作计划，制定各门类档案工作规范、制度。

3．组织档案工作的监督、指导、考核、评比及总结等工作，定期向主管领导和上级档案部门汇报工作情况。

4．加强业务建设。定期安排专兼职档案人员进行业务学习和培训，组织参加档案协作组织和学会(含协会、研究会)的学术交流活动，提高业务水平。

5．负责组织检查档案的安全保护和保密工作，接受上级主管部门对学校档案工作的指导和检查。

6．加强思想政治建设。对档案人员进行思想政治和职业道德教育。

7．全面负责并组织全馆人员做好档案馆各项工作。

8．完成上级档案部门和学校交给的各项任务。

五、各立档单位分管档案工作领导

1．组织本单位人员学习、宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》以及学校档案工作各项规章制度。

2．把档案工作纳入本单位的议事日程及相关人员职责范围。督促本单位工作人员按照《西昌学院立档单位归档范围和保管期限表》做好文件材料的形成积累及整理组卷工作，检查兼职档案人员归档情况, 审核案卷内容，确保案卷质量。

3．支持和关心档案工作，落实并解决档案工作中存在的实际问题，保证档案工作顺利进行。

4．积极参加学校组织的档案工作会议和有关活动，督促兼职档案员按期做好档案的立卷、归档、移交工作。

五、档案专职人员

1．认真学习和贯彻执行国家档案工作的法律、法规，熟练掌握档案业务技能，做好本职工作。

2．遵守党和国家保密规定，保证档案信息安全，维护国家和学校的合法权益。

3、指导、监督、检查、协助各单位兼职档案员做好档案材料的立卷归档移交工作。

4．对接收入库的档案及时进行分类、整理、编号、上架，并编制相关检索工具。

5．遵守库房管理规定，做好库房防潮、防虫、防霉、防火、防盗、防鼠、防光、防尘等八防工作，确保档案安全。

6．认真开展档案服务利用工作，熟悉库藏类目，为利用者提供优质服务，做好利用效果查访与登记工作。

7．积极开展档案的编研工作，开发档案信息资源，充分发挥档案作用。

8．积极参加档案理论研究和各种学术活动，不断提高业务水平和工作质量。

9．完成领导交办的其他工作。

六、兼职档案员

1．认真学习和执行《高等学校档案管理办法》《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》以及学校档案工作各项规章制度。维护本部门档案的完整与安全， 严守档案保密条例。

2．按照《西昌学院各门类文件材料的部门立卷与归档流程》，做好归档文件材料（包括电子版或电子文件）的收集、整理、编目，确保归档材料的齐全、完整，质地优良，书绘工整，声像清晰。

3．正确利用档案管理软件，编制卷内目录、案卷目录，经部门分管领导审核后按时做好归档工作，并办理好移交登记手续。接受档案馆工作人员的业务指导和检查，对存在问题及时纠正。

4．积极参加档案工作会议和培训，提高业务水平。